Am Tag der Reservierung registriert sich der Nutzer am Raumbuchung-Ter­minal mit seinem Identmedium. Die reservierte Raumkategorie und der vom System zugewiesene Raum wer­den angezeigt. Mit einem Klick er­folgt die An­mel­dung und die Zutrittsrechte für Türen und Schließfächer werden auf das Ident­me­dium geschrieben oder zentral im System ge­spei­chert.

Wird der Raum länger als geplant benötigt, kann die Nutzung online ver­längert werden. Auch die verlängerten Schließrechte werden am Terminal auf das Identmedium ge­schrie­ben. Eingeladene Nutzer melden sich eben­so am Terminal an und erhalten identische Zu­tritts­rechte.

Alle Parameter der Räume werden in der Raubuchung-Software verwaltet. Hieraus können später elektronische Zutrittsberechtigungen gene­riert werden.

Veranstaltungen und Serien­termine werden mit der Langzeit- oder Serienbuchung im Raumbuchungssystem ge­plant.

Bei Bedarf können Räume gänzlich oder tem­po­rär von der allgemeinen Nutzung aus­ge­nom­men werden.